デジタルツールとして活躍を広げている本の電子化！本の電子化について知ろう！

皆さんは、本の電子化についてどんな印象を持っているでしょうか。中々馴染みのないものかも知れませんが、現代では電子化されたデジタルツールは世に浸透してきています。ここでは、本の電子化について、メリットや活用シーンについてお伝えします。

本を自炊代行で電子化するメリットについて

紙印刷・保管コストを削減することが可能

紙媒体の本の管理では、データが全て本に掲載されているので、想像以上に多くのコストが発生し、キャビネット費、オフィススペースなども必要になります。そこで、本の全データを電子化することで、今まで余計にかかっていた手間やコスト削減に繫がります。また、スペースが空くので、その空間を別用途に使用することができ、有効利用が進みます。

本の検索を効率化することが可能

本を電子化することによって、必要な本を簡単検索できるようになります。本の管理でも、自分があまり見ないものは保管箱で保管、また、自分が良く読む本は本棚に保管、と言うように自分のスタイルに合わせて保管をしていますよね。しかし、本が沢山あると時には保管場所から目的の本を探す際に手間と時間がかかってしまうこともあります。そんな時も本が電子化されていると、本のキーワードから直ぐに本の情報を探し出すことができ、とても便利に活用していくことができるのです。

本の劣化や紛失対策になる

紙の本の場合、経年変化によって本が変色したり劣化したりします。また、保管状態が悪いと、文字の読み取りがしにくいケースもあります。それに、例えば、自分だけで無く会社で本の管理を行っていた場合、担当者が変わったことで本の保管方法が変わってしまう、保管方法が分からなくなるなど、管理ルールがしっかり決まっていないが為に、他の本の中に大事な本が紛れて紛失してしまうこともよくある話です。本の電子化と言うのは、こうした本の劣化や紛失対策になるので、未然にトラブル回避できます。

本を自炊代行で電子化する際の手順について

電子化が必要な本を絞ること

先ず電子化する際には、不要な本は破棄しておきましょう。本を自炊代行で電子化するといってもコストはかかります。今、自分の手元にある本の必要性を考えずに全て電子化してしまうと、中には、全く検索や閲覧することの無い本もあるはずです。なので、日頃から自分にとって活用頻度が高いもの、外出先でも閲覧したいもの、お気に入りの本など、希望を満たしている本に絞るのがお勧めです。

データ保管方法を決定すること

本を自炊した際に、読み込んだデータをどのような形で保管するか、今後の自分の運用方法なども含めて、前以て決めておくことが大切です。決めておきたい主な項目は、書類のサイズ、解像度、ファイル形式、ファイル名、データのファイルの階層、データベース化に関してです。書類のサイズは、例えば、原本がA4以外の場合、実寸でデータを取り込むのか、他の本と揃えるのかなどが挙げられます。また、解像度が高過ぎてしまうとファイルサイズも大きくなり、扱いづらくなることも覚えておきましょう。大きければキレイであるとは言えないので、適切な解像度の選択がポイントです。また、ファイルに関する、形式・名前・階層ですが、ファイル形式をPDF、jpg、pngなど、どの画像ファイルで保存するか決める必要があり、ファイル名や本のファイルデータを保存するフォルダ構造は、検索しやすいよう統一ルールを決めましょう。そして、データベース化して検索しやすいよう、属性データを入力していきます。他にも、データをOCR処理するか検討することも重要です。OCR処理と言うのは、画像データから文字抽出してテキストデータにすることができます。

本の自炊を実施していく

本の保管方法を決定したら、実際に本の自炊を実施していきます。社内リソースがある場合であれば内製することも可能ですが、自炊代行業者に依頼する方が、プロの丁寧な作業でハイクオリティーな仕上がりになるのでお勧めです。

自炊代行で行われる本の自炊方法について

破壊自炊

破壊自炊と言うのは、本のページをバラバラに分解して取り込む方法です。一度バラバラに分解した本は自炊完了後に破棄されます。しかし、この自炊方法が適応されないケースもあり、希少価値がある本、大事にしたい本、借りた本、これらに関してはこの方法の自炊は行うことができません。ですが、高速で自炊することができたり、自炊のクオリティーが綺麗であったり、作業工程や仕上がりに関しては良い所もあります。

非破壊自炊

非破壊自炊と言うのは、本をバラバラに分解せずに取り込む方法です。専用のスキャナー機材でデータを取り込むことができますが、スマホでも取り込み可能です。非破壊自炊の良さは、本を廃棄すること無く自炊できる点です。綺麗に取り込みたい場合には、品質や自炊時間がかかることが挙げられます。

本の電子化の活用シーンについて

① 漫画雑誌・漫画単行本・同人誌: 週刊の漫画雑誌であれば、お気に入りだけを集めた、自分だけのコレクションを作ることもできます。また、漫画単行本・同人誌であれば、取り込んだ漫画データをデバイスで持ち歩けば、帰省中、出張中、外出中であっても、お気に入りの漫画をいつでも楽しむことができます。また、その日の気分に合わせて、MYコレクションの中から好きな漫画を選んで楽しむなど、色々と漫画の楽しみ方が広がります。
② 文芸書・ビジネス書・文庫・新書: 文芸書・ビジネス書・文庫・新書と言うのは、古本業者に持って行っても大体が値段がつかず、自分で保管しても場所を取るので、破棄してしまうことが多いのでないでしょうか。しかし、破棄してしまう前に自炊しておけば、コレクションとして残すことができます。また、湿気や気温差が激しい場所での保管は、数年で風化してページが抜け落ちたり、傷んでしまったりすることもよくある話です。そんな時も自炊しておけば、傷んでしまって読めなくなる前に、しっかり保存して残すことができます。ファイル名やフォルダ名に、書名、ジャンル、著作者、出版社を入力しておけば、作家やシリーズごとに管理することができ、また、PCでの検索も楽にできるようになります。
③ 会社四季報・辞典・白書・図鑑などの資料: 会社四季報、辞典、白書など、色々な資料も自炊を行うととても便利です。よく使用する資料などは自炊して、RDFにしてUSBやPCで携帯して持ち歩けば、書斎を常に自分で持ち運んでいるのと同じです。いざ必要資料を使う際に、今までであれば資料探しに時間を取ることがあっても、その手間も省けるのでとても便利です。自炊でデータを全て取り込んでしまえば、保管場所を節約できることをはじめ、PCのファイル検索機能で即簡単に目的の資料を見つけ出すことが可能になります。
④ 定期購読している雑誌: 定期購読している雑誌の中で、読み終えた後もコレクションしておきたいものがあれば、自炊して電子データ化すれば、いつでも読み返すことができるので便利です。読まずに溜まってしまいがちな定期購読雑誌も、自炊でPCやUSBにデータを入れて持ち歩ける為、少しの空き時間も目を通すことができるなど、有効的な時間の使い方ができます。データ化しておけば、１ページ毎にバラしたり、雑誌ページを組み合わせたり、色々な形式でデータ保管ができ、スクラップ作業効率もアップします。

自炊代行